DOI: https://doi.org/10.61752/acd.i15.244
ISSN: 2683-3344
Experience of PUCE in the Certification of the Document Management and Archiving Process
1. Facultad de Medicina. Pontificia Universidad Católica del Ecuador.
2. Centro de Investigación para la Salud en América Latina (CISeAL). Pontificia Universidad Católica del Ecuador.
3. Grup’s de Recerca d’ Amèrica i Àfrica Llatines (GRAAL).
Fecha de recepción: 27 de febrero de 2025
Fecha de aceptación: 01 de mayo de 2025
Fecha de publicación: 21 de mayo de 2025
Esta obra está bajo la licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International.
Los procesos de gestión de la calidad en la educación superior son fundamentales para garantizar que las Universidades ofrezcan programas eficaces que formen profesionales competitivos que satisfagan las demandas del contexto local y global. El objetivo de este estudio fue sistematizar el Proceso de certificación de Gestión Documental y Archivo para la rendición de cuentas a terceros (GDRT) de la Carrera de Medicina de la Sede Quito de la PUCE con ACREDITAE enfocado al cumplimiento de los estándares de calidad internacionales de la Word Federation for Medical Education (WFME). Se realizó un estudio descriptivo para sistematizar el proceso de certificación, enfocado en cumplir los estándares internacionales de calidad de la WFME. Se incluyó una revisión exhaustiva de documentación y entrevistas a las partes interesadas, para obtener información, la cual se presenta en distribuida en las siguientes fases: planificación, ejecución, resultados y lecciones aprendidas. Para la certificación se revisaron los criterios 8 y 9 establecidos por el SIC, durante este proceso resaltamos la importancia de contar con una planificación adecuada, trabajo en equipo, documentación completa y actualizada, comunicación efectiva y el monitoreo y acompañamiento continuo. En conclusión, es importante que las Universidades incluyan en su planificación estratégica procesos de acreditación que establezcan la valoración de los sistemas de gestión documental que permita ofertar programas con los más altos estándares de calidad, además de establecer una línea de base que permita la consecución de la mejora continua del proceso de enseñanza
acreditación, gestión documental, archivo, WFME
The quality management processes in higher education are fundamental to ensure that universities offer effective programs that train competitive professionals capable of meeting the demands of both the local and global contexts. The objective of this study was to systematize the Document Management and Archiving Certification Process for third-party accountability (GDRT) of the Medicine program at the Quito campus of PUCE, with ACREDITAE, focused on meeting the international quality standards of the World Federation for Medical Education (WFME). A descriptive study was conducted to systematize the certification process, aiming to meet the WFME's international quality standards. This included a thorough review of documentation and interviews with stakeholders to gather information, which is presented in the following phases: planning, execution, results, and lessons learned. For the certification process, criteria 8 and 9 established by the SIC were reviewed. During this process, we emphasized the importance of having proper planning, teamwork, complete and up-to-date documentation, effective communication, and continuous monitoring and support. In conclusion, it is essential for universities to include accreditation processes in their strategic planning that assess document management systems, enabling them to offer programs with the highest quality standards, as well as establishing a baseline for achieving continuous improvement in the teaching process.
accreditation, document management, archiving, WFME
La acreditación, que incluye procesos rigurosos de gestión documental, es esencial en las Instituciones de Educación Superior, ya que permite asegurar el cumplimiento de estándares académicos y de soporte institucional. Estos estándares se reflejan en la calidad del proceso de enseñanza y aprendizaje, garantizando una formación adecuada para los estudiantes. Por ello, la calidad educativa implica un proceso de mejora continua que permite alcanzar las metas planteadas por las instituciones (Olmos-Gómez et al., 2021).
En el campo de la Salud, y especialmente en medicina, es esencial que las instituciones de educación superior mantengan los más altos estándares de calidad para ofrecer a sus estudiantes una formación integral y eficiente, que impactará directamente en la vida profesional, pues son estos profesionales los responsables de atención de seres humanos y de sostener los sistemas de salud (Rosselot J, 2001).
En el futuro, la educación universitaria en el ámbito de la salud, no solo debe asegurar la calidad en la educación, sino además debe satisfacer tanto las necesidades personales de los estudiantes como las demandadas por la sociedad. Por ello, las facultades de medicina tienen la responsabilidad de alinear su misión y objetivos precisamente para responder dichas demandas, el objetivo formar médicos que cuenten con excelencia académica y con un profundo compromiso y responsabilidad social (Moineau, 2015).
A partir de 2023, los Estados Unidos de América y la Unión Europea exigen que los médicos que deseen ejercer profesionalmente en su territorio obtengan su título en facultades de medicina acreditadas internacionalmente. Esta normativa ha impulsado la necesidad de que las universidades inicien o fortalezcan sus procesos de acreditación, con el compromiso de mantener un ciclo continuo de mejora de la calidad, respaldado por evaluaciones periódicas. Sin embargo, es fundamental reconocer que la acreditación por sí sola no garantiza la calidad educativa. Por ello, el objetivo principal debe ser asegurar una educación de excelencia para todos los estudiantes, basada en estándares rigurosos y en un enfoque constante hacia la innovación y la mejora continua (Arja et al., 2024; Bandiera et al., 2020).
Un Sistema de Gestión de la Calidad que incluye la gestión documental y el archivo consiste en un conjunto de políticas, objetivos, procesos, documentos y recursos destinados a asegurar la calidad institucional, con el objetivo de alcanzar la máxima satisfacción de las partes interesadas que participan en la Institución (Becerra Lois et al., 2019).
Por otro lado, un Sistema de Gestión Documental eficiente mejora la operatividad de los procesos, garantiza la seguridad de la información, cumple con estándares internacionales y satisface a las partes interesadas en el proceso de enseñanza-aprendizaje (estudiantes, docentes, autoridades, personal administrativo, etc.) (Zambrano Plúa et al., 2021).
Se realizó un estudio con un enfoque cualitativo de carácter descriptivo para la certificación del Proceso de Gestión Documental y Archivo para la rendición de cuentas a terceros (GDRT) de la Carrera de Medicina de la Sede Quito de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador (PUCE) con ACREDITAE, enfocado al cumplimiento de los estándares de calidad internacionales de la Federación Mundial de Educación Médica (WFME por sus siglas en inglés). La metodología utilizada incluyó una revisión completa de la información y documentación relacionadas con la carrera, incluyendo el diseño del programa formativo, los informes de autoevaluación del año 2023, los documentos del sistema de gestión por procesos y los documento relacionados al cumplimiento de los resultados de aprendizaje, con la finalidad de demostrar el cumplimiento de los criterios establecidos por el Sistema de Información y Control (SIC), específicamente los criterios 8 y 9, que abarcan aspectos clave de la gestión documental y archivo. Además, en una segunda fase, se llevó a cabo un proceso de entrevistas a las partes interesadas, lo que permitió realizar una evaluación exhaustiva del proceso. En esta revisión se explica el proceso de certificación, distribuido en las fases de planificación, ejecución, resultados y lecciones aprendidas.
Planificación
Previo a la certificación del Diseño e Implementación del Proceso de Gestión Documental y Archivo para la rendición de cuentas a terceros (GDRT) de ACREDITAE, se realizó con una revisión completa de la información contenida en el modelo de referencia establecido en las Guías de acompañamiento: ACREDITA (ANECA, 2022), AUDIT (ANECA, 2024) y Sellos Internacionales de Calidad (SIC) (ANECA-RIC-SIC, 2024). Se llevó a cabo una evaluación preliminar para identificar el estado actual de los procesos de gestión documental y archivo de la Carrera de Medicina de la PUCE, lo que incluyó entrevistas con el personal clave y la revisión de documentos existentes. Como parte de la planificación, se establecieron objetivos claros ajustado al cronograma e hitos de acreditación enviado por ACREDITAE, Gráfico 1. c
Fuente: Realizado por los autores
Ejecución
Analizada la información y en concordancia con el cronograma de ACREDITAE, se recopiló la documentación relacionada con los Criterio 8 (Resultados de Aprendizaje) y Criterio 9 (Soporte Institucional del Programa) del SIC. En la Tabla 1 y 2, se incluye las asignaturas seleccionadas para valoración de resultados de aprendizaje y los criterios de Soporte Institucional del Programa, respectivamente. El equipo de acreditación se aseguró que todos los documentos estuvieran actualizados y completos, así como se compilaron evidencias que demostraran el cumplimiento de estos estándares. Toda la información fue enviada a la Acreditadora para evaluación.
ABP Aprendizaje Basado en Problemas, IDIS Integración de la Docencia, Investigación y Servicio . Fuente: Realizado por los autores
Fuente: ACREDITAE
Durante la ejecución de la acreditación, se programaron varias sesiones de acompañamiento entre la Carrera de Medicina y ACREDITAE para presentar los resultados de la evaluación de la documentación y subsanar algunas observaciones. Se revisaron y actualizaron los procedimientos de gestión documental y archivo para alinearlos con los requisitos. Esto incluyó la digitalización de registros y la adopción de un sistema de gestión documental y archivo más adecuado. La auditoría externa fue realizada por una experta de ACREDITAE, quien elaboró un informe sobre el estado y grado de madurez de la implantación del GDRT.
Resultado
ACREDITAE entregó el informe final para la Concesión del Sello, explicando cómo la Carrera de Medicina de la PUCE cumplía con los criterios evaluados. Este informe fue enviado a un Comité Académico Científico Médico Independiente para garantizar la autonomía y evitar cualquier conflicto de interés. El Comité plasmó las conclusiones obtenidas en el informe de evaluación y otorgó la Certificación del Diseño e Implementación del Proceso de Gestión Documental y Archivo para la rendición de cuentas a terceros (GDRT), se emitió la aprobación con un periodo de concesión del Sello: 21 de septiembre de 2024 al 20 de septiembre de 2032.
Lecciones aprendidas
La planificación detallada y la definición de objetivos claros, junto con un cronograma bien estructurado, fueron fundamentales para el éxito de la acreditación en la PUCE. La colaboración de un equipo multidisciplinario, con responsabilidades específicas asignadas a cada miembro, aseguró una cobertura integral de todos los aspectos del proceso. Mantener la documentación actualizada y completa, así como la recopilación de evidencias de cumplimiento, resultó esencial. La comunicación efectiva y las sesiones de acompañamiento con ACREDITAE facilitaron la identificación y subsanación de observaciones. Las evaluaciones preliminares y auditorías externas permitieron identificar áreas de mejora, lo que garantizó el cumplimiento de los estándares. La independencia y transparencia del Comité Académico Científico Médico fueron cruciales para la objetividad del proceso. Finalmente, la adaptabilidad y la mejora continua, basadas en el feedback recibido, contribuyeron a alcanzar los objetivos de certificación de manera eficiente.
La implementación de procesos de acreditación que incluyan una evaluación exhaustiva de los sistemas de gestión documental y archivo en las Instituciones de Educación Superior (IES) son esenciales no solo para garantizar el cumplimiento de estándares internacionales de calidad, sino también para optimizar la eficiencia y transparencia en la gestión administrativa y académica. En el caso de la Carrera de Medicina de la PUCE, la obtención de la acreditación del Proceso de Gestión Documental y Archivo para la rendición de cuentas a terceros (GDRT) con ACREDITAE, con enfoque en los estándares de la WFME, representa un avance significativo en la consolidación de una educación médica de alta calidad, alineada con los desafíos y necesidades tanto locales como globales. La acreditación no solo se limita a validar la calidad de los procesos académicos, sino que también refuerza la importancia de la documentación adecuada y actualizada, el trabajo en equipo multidisciplinario, la comunicación efectiva y el compromiso con la mejora continua. El proceso de planificación y ejecución del sistema de gestión documental demuestra que, al integrar la rendición de cuentas y la transparencia en todas las etapas, se genera confianza en los actores internos y externos, promoviendo una cultura de mejora constante. Este tipo de procesos contribuye al fortalecimiento de la confianza social en las instituciones educativas, favoreciendo la internacionalización y la competitividad de los egresados en un entorno global cada vez más exigente. De esta forma, la acreditación se convierte en una herramienta estratégica para la formación de profesionales capaces de responder de manera efectiva a las necesidades de la sociedad, dentro de un marco de responsabilidad, transparencia y calidad.
